Hibe ve fon desteklerinde projenizin içeriği ne kadar kusursuz olursa olsun, eğer temel "uygunluk kriterlerini" (eligibility criteria) sağlamıyorsanız dosyanız hakem değerlendirmesine dahi gitmeden ön inceleme aşamasında elenir.
Uygunluk kontrolü, hibe rehberinin sınırlarını belirleyen kırmızı çizgidir. Saatlerinizi ve enerjinizi boşa harcamamak için başvuru formunu doldurmaya başlamadan önce aşağıdaki beş temel uygunluk filtresinden geçtiğinizden emin olmalısınız:
1. Başvuru Sahibinin Uygunluğu
Her fon programının belirli bir hedef kitlesi vardır. Kurumunuzun yasal statüsünün bu kitleyle eşleşip eşleşmediğini kontrol edin:
- Yasal Statü: Çağrı sadece KOBİ'lere mi, STK'lara mı yoksa üniversitelere mi açık? Vakıflar başvurabilirken dernekler hariç tutulmuş olabilir mi?
- Kuruluş Yılı: Birçok hibe programı, başvuru sahibinin yasal olarak en az 1 veya 2 yıldır faaliyet gösteriyor olmasını şart koşar.
- Bölgesel Sınırlar: Sadece belirli bir ilde veya coğrafi bölgede (örneğin belirli bir Kalkınma Ajansı sınırları içinde) faaliyet gösteren kurumlar mı hedefleniyor?
2. Proje Ortaklarının (Konsorsiyum) Uygunluğu
Eğer çağrı bir ortaklık yapısı kurmanızı zorunlu kılıyorsa, projenizde yer alan eş başvuranların da en az sizin kadar dikkatle incelenmesi gerekir.
- Ortakların da başvuru sahibiyle aynı yasal statü ve kapasite şartlarını taşıması gerekiyor mu?
- Uluslararası fonlarda (örneğin Erasmus+ veya Ufuk Avrupa) minimum ortak sayısı ve farklı ülke şartı (örneğin; en az 3 farklı program ülkesinden 3 bağımsız kurum) sağlanıyor mu?
3. Faaliyetlerin Uygunluğu
Yapmayı planladığınız işler, fon sağlayıcının desteklemek istediği ve bütçe ayırdığı konular listesinde olmalıdır.
- Süre ve Konum: Proje faaliyetlerinizin toplam süresi rehberde belirtilen minimum ve maksimum aylar arasında mı? Faaliyetler istenen ülke veya şehir sınırları içinde mi gerçekleşecek?
- Konu Alanı: Yazılım geliştirme desteklenirken, aynı çağrıda bina inşaatı veya altyapı iyileştirme faaliyetleri kesinlikle reddediliyor olabilir. Rehberdeki "Uygun Olmayan Faaliyetler" başlığını mutlaka okuyun.
4. Maliyetlerin Uygunluğu
Projenin bütçesini oluştururken, hangi harcamaların hibe kapsamında kabul edildiğini bilmek hayati önem taşır.
- İstediğiniz hibe miktarı, çağrının belirlediği alt ve üst limitlerin (örneğin en az 50.000 TL, en fazla 500.000 TL) içinde mi?
- Uygun Olmayan Giderler: Geçmiş borçlar, kur farkı zararları, halihazırda var olan personelin rutin maaşları, ikinci el ekipman alımları veya arsa/bina alımları neredeyse hiçbir projede kabul edilmez.
5. İdari ve Şekil Şartlarının Kontrolü
Uygunluk sadece teknik ve mali içerikle değil, usulle de doğrudan ilgilidir.
- Son başvuru tarihi ve saatini (özellikle uluslararası fonlarda saat dilimi farklarına dikkat ederek) kaçırmadığınızdan emin misiniz?
- İstenen tüm destekleyici belgeler (faaliyet belgesi, imza sirküleri, ortaklık yetki belgeleri vb.) eksiksiz ve güncel mi?
- Belgeler istenen dilde ve istenen formatta (PDF, e-imzalı, ıslak imzalı vb.) mı hazırlandı?
💡 Önemli İpucu: Başvuru rehberinin eklerinde veya son sayfalarında genellikle bir "Ön İnceleme ve Uygunluk Kontrol Listesi" (Checklist) bulunur. Projenizi elektronik sisteme yüklemeden önce, bu listeyi projenin yazımında hiç yer almamış birine vererek tarafsız bir gözle son kez kontrol ettirin.